Hatékony eszközök a munka világához
A felmérések szerint életünk héttizedét munkával, egytizedét családdal, egytizedét politikával és egytizedét kikapcsolódással töltjük. Ezért létfontosságú, hogy az életünk 70%-át kitöltő munkához rendelkezzünk hatékony eszközökkel.
Egyet, ezen hatékony eszközök közül, mutatok be most.
Tapasztalataim szerint nagyon sok ember küzd a munkahelyi túlterheléssel és a kapcsolódó papírhalommal az íróasztalán. Néhányan az asztali papírhalmot lecserélték az e-mail fiók Beérkezett Üzenetek mappájában található több száz olvasatlan üzenetre. Aztán vannak olyanok is az ismeretségi körben, akik e kettő kombinációját hozták létre: papírhalom az íróasztalon és sok száz olvasatlan üzenet az e-mail fiókban.
Az olvasóink már tudják, hogy
“Nincs olyan helyzet, amivel ne lehetne valamit tenni!”,
így ezekre az esetekre is létezik egy egyszerű, azonnal bevethető és INGYENES megoldás.
Az irodai hatékonyságunk egyik titka
A következőt kell tenni:
Alakítsunk ki 3 fő kupacot a papíroknak az asztalon, vagy a bárhol az irodában, amíg a műveletet elvégezzük.
- Beérkezettek [ebbe a kupacba kerülnek azok a levelek, dokumentumok, amikkel még semmit nem csináltunk eddig, csak megérkeztek és ott hevernek valahol.]
- Folyamatban lévők [ebbe a kupacba kerülnek azok a levelek, dokumentumok, amikkel már elkezdtünk dolgozni, de még nem tudtuk befejezni, várunk valamilyen információt, kell még valami hozzá, több időt vesz igénybe stb.]
- Elkészültek [ebbe a kupacba kerülnek azok a levelek, dokumentumok, amikkel már minden feladatot elvégeztünk, teljesen készek és csak továbbítani kell, vagy postára kell adni, vagy le kell fűzni a helyére az irattárba.]
Alakítsunk ki egy 4. kupacot is azoknak a dokumentumoknak, amelyek valójában nem is ránk tartoznak, nem is nekünk kell vele foglalkozni, de valamilyen véletlen folytán még is a mi íróasztalunkra keveredtek. Elkezdvén a dolgok rendszerezését észre fogják venni, hogy elég sok ilyen dokumentum, levél, papír stb. fog előkerülni.
Ugyancsak helyezzük elérhető közelségbe a szemetest, mivel elég sok papírról, dokumentumról ki fog derülni, hogy a szemetes a legjobb hely számukra.
A stressz megszüntetése
A fenti előkészületek után essünk neki a papírhalomnak, és egyesével megvizsgálva őket döntsük el, hogy a 3 főkupac (Beérkezett, Folyamatban lévő, Elkészült) melyikébe tartozik, vagy esetleg a delegálandók (4. kupac) közé, vagy a szemetesbe kell rakni. A 10-15 perctől kezdve a néhány óráig terjedő időszak alatt – a fentieket követve -bárki képes megszabadulni a munkahelyi stressz egyik legfontosabb tényezőjétől, attól az érzéstől, hogy “legyőzött a munka“. Az itt megadott módszerrel az Olvasó tudja legyőzni a munkát és nem pedig a munka gyűri le a kedves Olvasót.
Az elmúlt 18 év vezetői tanácsadói praxisában előfordultak olyan esetek is, amikor hasonló “rendrakás” közben egy ügyvezetői igazgatói asztalon összegyűlt papírhalom mélyéről pár 10 millió Ft-nyi, feledésbe merült megrendelés bukkant elő. Úgy gondolom, hogy egy kis “talált” pénz manapság is jól jöhet Olvasóinknak, így csak ajánlani tudom ezt a módszert.
Ha némi pénzt is be tudunk fektetni a személyes hatékonyságunkba, akkor valami ehhez hasonló műanyagból, fémből, vagy papírból készült irattálca rendszert tegyünk minden íróasztalra.
Itt szokásosan a felső tálca a “Beérkezett”, a középső tálca a “Folyamatban lévő” és az alsó tálca az “Elkészült” dokumentumok tároló helyei.
Ha egyszer már kialakítottuk azt a rendszert, akkor már csak annyi feladatunk van, hogy kövessük. Tehát minden beérkező dokumentum a felső tálcába kerül. Ha egyszer elkezdtünk már vele foglalkozni, akkor a felső tálcába sosem szabad visszatenni, csak is a középsőbe kerülhet, ha még nincs kész. Ha pedig elkészült, akkor tegyük az alsó tálcába. Naponta néhány alkalommal pedig fogjuk az alsó tálca tartalmát és szétosztjuk, továbbítjuk az ott összegyűlt dokumentumokat: postázó, illetékes munkatársak, irattári dossziék, stb.
Rengeteg időt tudunk megspórolni, és rengeteg stressztől tudunk megszabadulni, ha követjük ezeket az egyszerű, bárki által elvégezhető lépéseket. Ismerek olyan embereket is, akik megtöbbszörözték a hatékonyságukat. (Hatékonyság = a lehető legkevesebb idő alatt, a lehető legkevesebb energia és/vagy munka ráfordítással a lehető legtöbb EREDMÉNYT előállítani.)
Hatékonyság az e-mailek kezelésében
Mit csináljunk az e-mail fiókokban felhalmozódott sok-sok levéllel?
A fenti elvek alapján működő rendszereket ki lehet építeni az elektronikus levelezés és az elektronikus irattárolás céljaira is.
Itt is vannak INGYENES (akár Open Source) megoldások és minimális befektetést igénylő megoldások is.
Ha a kedves Olvasót érdekli egy ilyen megoldás, akkor küldjön egy e-mailt a consulting (kukac) holbok.hu e-mail címre és megbeszéljük, hogy mit lehet tenni.
A Holbok Consulting fontosnak tartjuk a szerzői jogokat és az eredeti szerzők elismerését is.
A fenti alapelvek L. Ron Hubbard 1950-ben kezdődő és közel 40 évet átölelő, a szervezetek működésével kapcsolatos kutatásaiból származnak és a Hubbard Menedzsment rendszer részét képezik. A Szervezeti Ügyvezetői Tanfolyam köteteiből és más a Hubbard Menedzsment rendszerhez kapcsolódó kiadványokból lehet további információhoz jutni ezzel a témával kapcsolatban.
Hálás köszönetünk L. Ron Hubbardnak azért, hogy rendelkezésünkre bocsátotta a felfedezéseit.
Üdvözlettel:
Holbok István
konzultáns-tanácsadó