Az értékesítésről szóló könyvekben általában megtaláljuk azt az állítást, hogy az igazán profi értékesítők átlagosan az ötödik kísérlet során kötik meg az üzletet.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy néhány vevőjelölttel azonnal üzletet kötnek, néhánnyal csak a második találkozás után, néhánnyal csak a harmadik találkozás (üzletkötési kísérlet) után, és elegendően sok vevőjelölttel csak az ötödik, hatodik, … tizedik, stb. találkozó/kísérlet után jön össze az üzletkötés.

Felmerül a kérdés, hogy az értékesítő hogyan tartja kézben ezeket a folyamatokat? Hogyan tud az értékesítő pontosan emlékezni arra, hogy kivel mikor kell legközelebb felvenni a kapcsolatot? Ki vagy mi figyelmezteti az értékesítőt, hogy épp ma 10:30-kor kell felhívni Kovács urat? És hogyan jut az értékesítő eszébe az, hogy – amikor Kovács úrral beszél – ne az üzletre kérdezzen rá először, hanem érdeklődje meg mikor volt utoljára horgászni és mit fogott akkor?

Erre a probléma körre megoldás a CRM szoftver. Az online CRM szoftver – mint például a vtiger CRM – pedig hozzáférést biztosít az adatokhoz az irodán kívül is, mindössze egy megfelelő mobil eszközre (laptop, tablet, stb.) és internetkapcsolatra van szükség.